業務用複合機の値段の相場と金額を抑える方法

業務用複合機のリース契約に際しては、単純に値段だけに着目し、相場に対するお得感だけで導入する機種を選んではなりません。複合機のリース料金を決定づける印刷速度と、1ヵ月間にどの程度印刷するのかを数値化した月間印刷枚数を確認のうえ、総合的にベストな機種を見極める作業が大切です。

ここでは業務用複合機のリース料金の相場に関する基礎知識と、リース料金やカウンター料金を抑える方法をご紹介します。

印刷速度の速さで異なるリース料金

業務用複合機のリース料金には、各機種の印刷速度がダイレクトに反映されています。ちなみに印刷速度とは、1分間あたりに何枚のプリントアウトが可能であるかを数値で明示したものであり、複合機の性能の優劣を示す重要なデータです。

単純に速度が速ければそれだけ値段が高く、遅ければ安くなる傾向が見られます。ちなみに印刷速度が50枚以上と高性能機種の業務用コピー機の場合、月額リース料金の相場は18,000~25,000円程度、対して15枚~20枚未満の低速機種では4,000~8,000円程度です。

カウンター料金とリース料金は反比例

業務用複合機のリース契約に関する興味深い特徴として、カウンター料金とリース料金が反比例する傾向があげられます。これには印刷速度が密接に関係しており、たくさん利用すると安くなり、反対に使用しなければそれだけ割高になる料金体系となっています。

ちなみに印刷速度が50枚以上の機種の場合、上記の月額リース料金に対し、カウンター料金の相場は、カラー1枚あたり15~10円対してモノクロが1.5~1円が相場です。

対して15~20枚未満の低速機種では、カラーが30~20円、モノクロが8~3円の値段設定です。

オフィスで人気の業務用複合機の値段

今日一般のオフィスは、印刷速度が20枚台、リース料金の相場が7,000~15,000円の業務用複合機が人気を集めています。ちなみに月間推奨印刷枚数は500~8,000枚程度で、多くの業種にマッチすると判断されます。

ただしカウンター料金に関しては、月間印刷枚数によって高くなる傾向がみられるため、トータルした比較検討が求められます。

(複合機のメリットやオフィスの業務効率化も期待できるおすすめな複合機などを紹介)

想定される毎月の印刷枚数を視野に

業務用複合機選択時の最重要点として、毎月の月間印刷にマッチした機種を選ぶ姿勢があげられます。先述の通り、業務用コピー機のリース料金は印刷速度によって異なり、速ければ高額、遅ければ低額設定となっています。

単に最高速度で印刷での時間短縮効果だけに惹かれて選択してしまい、実際の採用に際しては意味のない機能が搭載された、いわゆるオーバースペック状態となれば、無用なリース料金を負担する羽目に陥ってしまいます。さらにこうした経費の無駄遣いが生じていることにすら気づかず、中長期的なこの状況を続けてしまえば、経営にも悪影響が避けられません。

ちなみに1ヵ月間に何枚の紙を印刷したのかを数値化した月間印刷枚数は「1日の印刷枚数(量)×毎月の営業日数」で計算します。営業日数は週休制であれば25日、週休2日制であれば20日計算が一般的です。コピー・FAX受信・プリントアウトを問わず、複合機から印刷紙が出力された全てを合算します。

両面印刷は2枚として、A3サイズは基本1枚でカウントしますが、2枚で計算する場合もあります。またSOHOあるいは新規開業や起業の場合、月間印刷枚数=500がひとつの判断基準となります。この数値は業務用複合機導入に際し、最低限想定される月間印刷枚数であり、スタート直後の事業体の場合、いきなりこの数値を大きく上回る可能性は高くありません。

またこの数値以下であると推察される場合、業務用複合機にこだわらず、家庭用コピー機とFAXの選択も視野に入ります。

(複合機って内線に接続できる?内線に接続してもfaxは送信できるの?)

複合機のカウンター料金とは

複合機のカウンター料金は、本体の代金とは別の、利用時に発生するランニングコストのひとつです。ちなみにカウンター料金にはトナー代金、部品代金、修理費用が含まれ、1枚印刷するごとに所定の料金が発生しますが、トナーの追加注文や修理時に実費を負担する必要はありません。

ここでポイントとなるのが、日常的な複合機の使用に際し、カウンター料金を抑える効果につながる「ひと工夫」の実践です。

パソコンのプリントカラー設定で値段を抑える

白黒印刷すべきところをうっかりカラー印刷してしまい、複合機カウンター料金を無用に高くしてしまわぬよう、パソコンのプリントカラー設定を白黒設定にすることで、ケアレスミスを防止できます。複合機はたった1色でも黒以外の色が混在すれば、カラー印刷と判断してカウンするため、すべて白黒で印刷される設定にしておく節約方法です。

具体的な設定方法は機種ごとに異なりますが、搭載されている機能ですので、取扱説明文を参照しながら設定変更してください。カラー印刷が必要な場面では、印刷確認画面でカラー設定すれば印刷可能です。

集約機能を用いて値段を抑える

A5R~A3用紙はそれぞれのサイズこそ異なりますが、カウンター料金は同一であり、大きな用紙1枚に小さな用紙複数枚のデータを印刷することで、複合機カウンターを1カウントに抑えられます。この作業に用いるのが複合機に搭載されている集約機能です。

A3用紙であればA4用紙2枚分のデータを等倍で印刷することで料金を1/2に、複数のデータを1枚の大きな用紙上に4つ配置すれば、小さな用紙の1/4のカウンター料金での印刷が可能です。印刷後に切り離す作業の手間がデメリットですが、対費用効果にすぐれたカウンター費用節約法です。

ちなみに両面印刷の場合、用紙1枚にプリントアウトされますが、カウンターは2つカウントされます。

PC-FAX機能活用で値段を抑える

PC-FAX機能搭載の複合機に限定されますが、同機能を用いてのペーパーレス化を通じ、複合機カウンター料金を抑える方法です。それまでプリントアウトから複合機でFAXしていた書面を、データとして相手に送信することで、複合機カウンター料金だけでなく、コピー用紙代の節約や保管スペース節約のメリットも得られます。

確認したうえで印刷する機能の活用で値段を抑える

複合機に着信する迷惑FAXを自動的に印刷してしまうなど、無用なカウンター料金の発生に困っているエンドユーザーは少なくありません。現行の最新型複合機のなかには、操作パネルでプレビューの確認が可能な、目で確かめたうえで印刷する機能が搭載されている機種があります。

これを活用することで、必要な着信内容だけを印刷し、不要な着信のその場の削除が可能です。この機能はコピーを取る際にも同様に活用できるため、印刷ミス防止効果も十分です。

別のプリンターとの併用で値段を抑える

複合機プリンターでは、対外的に提示する、写真を含めたより鮮明な画質が要求される印刷を、社内用には別のカウンターとは無関係の卓上用プリンターをそれぞれ利用する「使い分け」も有効です。卓上用プリンターのトナー料金や導入費用など、別途負担すべき費用とのバランスを考慮する必要がありますが、すべてを複合機で対応しない使用スタイルは、シンプルな複合機カウンター数の抑制で、負担すべき値段を抑える方法です。