複合機って内線に接続できる?内線に接続してもfaxは送信できるの?

企業で使用されている複合機は、複数の機能がついていることは当然ですが、内線と接続できるのかどうかわからないという人も多いです。実際に内線と接続することによって経費節減につながる企業も多く、faxの送信などでも利便性が高いと考えられています。

費用はかかるのか、内線と接続可能なのかを調べ、申し込むことで経費節減のチャンスにつながるでしょう。

複合機とは?どんなことができるの?

一般的に言われている複合機の定義としては、コピー機だけではなく、複数の機能を持つ機械を指します。コピーを使うことがメインとされていますが、それ以外にもfaxやスキャナ、プリンターとしての機能もあるものが多いです。

家庭用でも存在していますが、業務用で使われているものは、家庭用ではできない機能を持っているのが特徴といえるでしょう。メリットとして挙げられているのは、企業の限られたスペースで複数の機能がついているため、他のスペースを有効に使うことができることです。

企業の中にはオフィスが狭くて複数の機器を置けないところもありますが、複合機なら1台で何台分も役立ちます。また、複数導入するよりも1台だけですむため、コストを削減できるでしょう。デメリットとして挙げられているのは、故障した時にはすべての機能が使えなくなるため、社内の業務がストップしてしまう恐れがあることです。

できるだけコストを抑えて業績アップしたいと考えていても、故障してしまっては何にもなりません。なるべく早く修理してもらうことになります。また、初期費用が高いことも挙げられるでしょう。他の機器を導入するよりも高額となることが多く、リースで導入している企業も少なくありません。

(複合機のメリットやオフィスの業務効率化も期待できるおすすめな複合機などを紹介)

内線電話とは?通常の電話回線と違うの?

一般家庭では存在していない内線電話とは、専用線や交換機を使って内部の人のデスクにある電話につなげることです。内部の人同士でデスクが離れていても瞬時に連絡できること、内部での打ち合わせをスムーズにできることから、効率よく業務を進められるとして採用する企業が大半です。

内線を構築するメリットとしては、内線同士での通話は全て無料であること、外線の電話は社外の人間だけとわかることでしょう。内線を導入することによって、社内同士なのに通話料金のかかる電話をする必要がなくなります。

また、打ち合わせと称して外出する必要もありませんし、社内で他の仕事をしながら打ち合わせができるため、仕事の効率がよくなるでしょう。デメリットとして挙げられているのは、初期費用が高いこと、設定面は工事会社任せとなるため、自社で行える人材がいないことです。

また、工事費用も初期費用の一環として含まれるため、高額となることがわかっています。ただし、初期費用はかかっても、自社で他にかかる経費を節減できるため、中長期的に見ると元手を取れる投資となるでしょう。

複合機を内線電話で使える?メリット・デメリットは?

複合機は内線でも使うことができるのか、気になる人は少なくありません。基本的には使用が可能です。内線電話の回線を1本接続するだけでいいため、利用しやすいといわれています。内線電話の線を引くためには、工事会社に相談してください。

比較的簡単な工事で完了するでしょう。内線を複合機に引くことによって、引かないときと比較したメリット・デメリットがあるため、理解して社内の希望と合致するか判断してから工事会社に依頼してください。メリットとしては回線を引く本数を抑えることができる為、経済的なコストを削減できます。

毎月の回線の基本料金や使用料金を節約できるようになる為、中長期的には大きな削減が可能です。また、内線を使用するタイプの電話なら、faxの連絡は自働的にfaxにつないでくれるため、間違い電話が減り、社員のモチベーション低下対策につながるでしょう。

更に内線同士なら通話だけでなくfaxも無料となるため、社内での連絡が更に安くなるでしょう。デメリットとしては、工事する台数によって数十万円かかること、内線が故障するとfaxも使えなくなるため、業務がストップしかねないことです。

電話だけでなくfaxも送受信不可能となるため、注意してください。

複合機からよその会社の内線にfaxを送れる?

自社が内線を使用していなくても、他社の内線にfaxを送ることは可能かどうかは、機種によって異なります。とはいえ、基本的にどの複合機を製造販売しているメーカーの機種であっても、他社の内線へのfax送信は可能です。

設定方法が機種によって異なるため、説明書を読んで設定方法を間違えないようにすることで、相手方の内線にfax送信できるでしょう。説明書を読んでもわからない場合には、複合機を定期点検している店舗の担当者に連絡を取って確認するか、複合機の製造メーカーのお客様センターに相談して確認してください。

どうしてもわからない場合には、外線の電話番号だけで送信することもできますが、相手方の内線がfaxの連絡を自動的にfaxに振り分けてくれるかどうか、送信前に確認しましょう。なお、相手方が外出先から複合機に送信したfaxの内容を確認したい場合には、クラウド化しているかどうか、会社用のスマートフォンを内線でも使えるようにしているかどうかによって変わってきます。

外出先からもfax内容をデータ化してスマートフォンで確認できる機能のある複合機は存在しますが、相手方が取り入れているかどうか、確認しておくと送信後にトラブルを回避できるでしょう。自社でクラウド化を取り入れる場合には、予算や利便性、社員が機能を使用するかどうかによって大幅に変わりますので、機能が必要かどうか確認してください。

(業務用複合機の値段の相場と金額を抑える方法)

複合機によっては0発信がある!

0発信とは、内線のある電話機で外線にかけるときに「0」を押さないと外線につながらないため、外線にかけるときには0を忘れないようにという意味で使われる言葉です。この機能はかつて黒電話で外線や内線を使っていた時代に、外線に発信するための方法でした。

現在ではダイヤルや外線用のボタンを押すと外線につながるようになっていますが、一部企業では0発信がいまだに健在です。自社の外線に接続する方法が0発信で、複合機を内線につないだ場合、通常の電話番号を市外局番から入力すると、全く知らない場所にfaxが誤送信されてしまう可能性が高いといいます。

そのため、複合機を内線につないでいる場合は、市外局番の前に0をつけてからfax送信してください。